Buat Penyata Untung/Rugi Yang Mudah Dan Betul

Tulisan saya pada kali ini bertajuk, ‘Buat Penyata Untung/Rugi Yang Mudah Dan Betul’.

1. Definisi Penyata Untung/Rugi 

Sebelum kita membuat penyata untung/rugi, mari kita fahami dulu apa itu ‘Penyata Untung/Rugi’ syarikat. 

Penyata Untung/Rugi didefinisikan sebagai salah satu penyata kewangan syarikat yang menyenaraikan jenis pendapatan, kos jualan, perbelanjaan operasi, dan keuntungan atau kerugian dalam satu tempoh tertentu. Ia juga dipanggil sebagai ‘Penyata Pendapatan’.

Mengapa saya katakan ‘salah satu penyata kewangan syarikat’?. Sebab, ada tiga jenis penyata utama yang terkandung di dalam penyata kewangan syarikat, iaitu;

             i. Penyata Untung/Rugi atau Penyata Pendapatan

            ii. Kunci Kira-kira

           iii. Penyata Aliran Tunai

Berasaskan ketiga-tiga penyata ini, akan dibuat pula nota penyata kewangan dan analisis-analisisnya. Tetapi di dalam tulisan ini, saya hanya akan kongsikan cara membuat Penyata Untung/Rugi sahaja.

2. Definisi Jualan, Kos Jualan, dan Perbelanjaan Operasi

Sebelum mengetahui sama ada sesebuah syarikat itu memperoleh keuntungan ataupun mengalami kerugian, ada tiga perkara penting yang perlu dilengkapkan di dalam sebuah Penyata Untung/Rugi, iaitu

            i. Jualan

           ii. Kos Jualan

          iii. Perbelanjaan operasi

  i) Apa itu definisi ‘Jualan’?

Jualan ialah aktiviti menjual produk dalam tempoh tertentu sebagai pertukaran untuk nilai wang.

Ertinya: Peniaga menjual produk, sama ada jenis barangan seperti menjual kereta dan makanan atau jenis perkhidmatan, seperti tukang gunting rambut, dan teksi. Ada juga syarikat yang menjual kedua-duanya sekali iaitu barangan dan perkhidmatan. Sebagai contoh, perniagaan bengkel kereta, menjual barangan alatganti dan khidmat pemasangannya sekali.

 ii) Apa itu definisi ‘Kos Jualan’?

Kos Jualan ialah belanja langsung yang dibayar bagi menghasilkan produk untuk dijual. Belanja Langsung ertinya, 100 peratus pembelian bahan mentah seperti beras hanya untuk dibuat nasi lemak untuk dijual, bukan untuk dimakan sendiri bersama ahli keluarga.

 

iii) Apa pula definisi ‘Perbelanjaan Operasi’?

Perbelanjaan Operasi ialah perbelanjaan harian pengurusan dan penyelenggaraan untuk melancarkan perniagaan. Sebagai contoh, kos sewa gerai bukanlah salah satu ramuan untuk buat nasi lemak. Tetapi, gerai diperlukan sebagai tempat untuk menjual nasi lemak untuk melancarkan perniagaan.

3. Persediaan Yang Perlu Dibuat

Membuat Penyata Untung/Rugi melibatkan hal kewangan dan perakaunan. Perakaunan ialah suatu proses merekod transaksi kewangan yang melibatkan penyimpanan, pengkelasan, rujukan, ringkasan, menganalisa dan membuat laporan kewangan. Untuk membuat Penyata Untung/Rugi, persediaan yang perlu dibuat ialah:-

            a. Tulis di dalam buku rekod/komputer;

                        i) Jumlah jualan setiap hari

                       ii) Kos jualan harian

                      iii) Perbelanjaan operasi harian

            b. Simpan di tempat yang selamat;

                       i) Simpan wang jualan harian di dalam peti keselamatan atau di dalam bank.

                      ii) Simpan dokumen atau bil-bil pembelian di dalam fail dengan kemas

                          sebagai rujukan.

4. Merekod Data Kewangan Harian

Saya akan tunjukkan contoh membuat Penyata Untung/Rugi Perniagaan Gerai Nasi Lemak Kalsom. Kita mengandaikan:-

   a)  Kos bahan mentah berdasarkan kuantiti guna sehari didarab dengan kos seunitnya. Ini kerana, 
        biasanya para peniaga nasi lemak akan membeli bahan mentah dalam kuantiti yang banyak dan 
        disimpan dalam stok untuk menampung keperluan selama tiga hari atau lebih. Oleh itu, apabila ingin
        memasak, setiap bahan mentah ini akan ditimbang bagi mengelakkan pengeluaran yang berlebihan
        atau terkurang dari biasa.

   b) Hanya ada seorang pekerja sahaja sebagai pembantu dan dibayar gaji RM50 sehari.

   c) Penyediaan nasi lemak dan lauk-pauk dibuat di gerai jualannya.

   d) Kuantiti jualan nasi lemak dan lauk-pauknya adalah sama pada setiap hari jualan.

Langkah 1: Rekod Jualan Harian

Ini adalah salah satu contoh format merekod hasil jualan harian bagi bulan September 2019. 

Rekod Jualan Harian Bulan September 2019

Ada 25 hari berniaga dan 5 hari cuti berehat pada setiap hari Ahad. Jumlah jualan mulai 1 hingga10 haribulan September adalah RM3,540.00; mulai 11 hingga 20 haribulan September adalah RM3,890.00; manakalan mulai 21 hingga 30 September pula adalah RM3,640.00.

Jumlah jualan Gerai Nasi Lemak Kalsom bagi bulan September 2019 adalah RM11,070.00. Angka ini akan dimasukkan ke dalam Penyata Untung/Ruginya.

Langkah 2: Kos Jualan Sehari

Selagi kuantiti jualan dan harga seunit beliannya tidak berubah, senarai ini tidak akan berubah dan boleh dijadikan sebagai rujukan untuk menyiapkan nasi lemak serta lauk-pauknya untuk sehari jualan.

Kos Jualan Sehari Pada 2.9.2019

  i)  Bahan mentah yang terdiri daripada beras 10kg, ikan bilis 0.5kg, ayam, udang dan daging.
      Perbelanjaan untuk bahan mentah adalah RM205.00.

 ii) Bahan masakan yang terdiri daripada kelapa parut, lada kering rempah, garam, gula,
     bawang putih, bawang merah, air, dan lain-lain. Perbelanjaan untuk bahan masakan adalah RM23.00.

iii) Jika gas memasak setong tidak boleh habis diguna dalam sehari, bolehlah dibuat anggaran.
      Contohnya: Dalam 25 hari berniaga dalam sebulan, 5 tong gas akan habis digunakan.
      Harga gas memasak adalah RM25 setong X 5 tong gas = RM125.00. 

      RM125.00 dibahagi 25 hari memasak = RM5.00 sehari.

iv) Penggunaan pembungkus jualan seperti kertas pembungkus, getah pengikat dan beg plastik
     dalam sehari = RM3.00.

     Maka, jumlah kos jualan sehari = RM236.00

Langkah 3: Perbelanjaan operasi sehari

Perbelanjaan Operasi Sehari

  i) Sewa gerai adalah RM300 sebulan, dibahagi kepada 25 hari berniaga = RM12 sehari.

 ii) Bayaran gaji untuk seorang pekerja = RM50 sehari.

iii) Perbelanjaan utiliti seperti elektrik, air dan telefon dikira berasaskan purata bil-bil terkini = RM30 sehari.

     Maka, jumlah perbelanjaan operasi = RM92.00 sehari. 

Buat Penyata Untung/Rugi Sehari pada 2.9.2019

Untuk membuat penyata Untung/Rugi Sehari ini, kita perlu rujuk kembali kembali Rekod Jualan Harian, Rekod Kos Jualan Sehari dan Rekod Perbelanjaan Operasi Sehari yang telah siap dibuat sebelum ini.

Penyata Untung/Rugi Sehari Pada 2.9.2019

Dari rekod-rekod tersebut, kita susunkan mengikut format seberti ini iaitu:-

        a. Jualan sehari = RM380.00

        b. Ditolak dengan Kos Jualan sehari = RM236.00

        c. Dapatlah Untung Kasar = RM144.00

Kemudian, Untung Kasar ini ditolak pula dengan Perbelanjaan Operasi Sehari = RM92.00.

Maka, dapatlah diketahui Untung Bersih perniagaan pada hari tersebut = RM52.00.

Ingin juga saya maklumkan di sini bahawa, sebenarnya Penyata Untung/Rigi Sehari ini bukanlah tugas rutin staf di Jabatan Akaun di syarikat kecil, sederhana ataupun syarikat besar. Penyata ini hanya dibuat diatas keperluan dan permintaan pihak pengurusan sahaja.

Langkah 4: Penyata Untung Rugi Satu Bulan, September 2019

Adalah menjadi rutin kepad staf Jabatan Akaun menyediakan Penyata Untung/Rugi Bulanan di setiap syarikat kecil, sederhana, dan syarikat besar. Kesemua angka-angka yang terkandung di dalamnya adalah angka yang sebenar daripada belian tunai atau kredit, bukan lagi daripada anggaran.

Kita lihat Penyata Untung/Rugi bagi bulan September 2019 untuk perniagaan Gerai Nasi Lemak Kalsom.

Penyata Untung/Rugi Bulan September 2019

Jumlah jualan nasi lemak yang telah direkodkan adalah RM11,070.00.

Ditolak kos Jualannya, iaitu bahan mentah, bahan masakan, gas memasak dan pembungkus jualannya berjumlah RM5,900.00.

Untung kasar bagi perniagaan bulan September 2019 adalah RM5,170.00.

Untung kasar ini ditolak pula dengan Perbelanjaan Operasi seperti sewa gerai, gaji dan utiliti berjumlah RN2,450.00.

Maka, dapatlah diketahui Untung Bersih perniagaan pada bulan September 2019 = RM2,720.00.

Itu saja prosesnya yang perlu dibuat…. mudah kan...

5.  Kegunaan Penyata Untung/Rugi Perniagaan

Akhir sekali kita lihat, apa kegunaan Penyata Untung/Rugi ini?

a. Melaporkan keuntungan atau kerugian di dalam operasi perniagaan dalam satu tempoh tertentu.
    Biasanya untuk tempoh sebulan, tiga bulan atau setahun.

b. Menyemak prestasi perniagaan berkaitan pendapatan dan perbelanjaan untuk menjana keuntungan.

c. Melihat perubahan angka-angka pendapatan, kos jualan serta kos operasi pada tempoh-tempoh yang
    berbeza. 
d. Menyimpan bukti prestasi perniagaan syarikat untuk tujuan audit akaun, untuk menarik pelaburan atau 
    mendapatkan pinjaman. 
e. Penyata untung/rugi merumapak salah satu dokumen yang perlu ada untuk tujuan pembayaran cukai 
    pendapatan perniagaan.

Penutup

Semoga perkongsian info ini telah dapat memberikan input tambahan yang berguna kepada anda.

Sekian… dan semoga anda berjaya. Terima kasih.

Anda juga boleh menonton video di Youtube untuk tajuk ini. Sila klik link di bawah:
https://www.youtube.com/watch?v=x118iC8oAgE